19 Sekretärinnen und Sekretäre allgemein ¹#

Fallgruppe	Tätigkeitsmerkmal	Entgeltgruppe
1.	Sekretärinnen und Sekretäre. (Hierzu Protokollerklärung Nr. 1)	4
2.	Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die mindestens 20 v. H. schwierige Sekre-tariatsaufgaben wahrnehmen. (Hierzu Protokollerklärung Nr. 2)	6
3.	Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die mindestens 40 v. H. schwierige Sekre-tariatsaufgaben wahrnehmen. (Hierzu Protokollerklärung Nr. 2)	6
4.	Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die verantwortungsvolle Sekretariatsaufgaben wahrnehmen. (Hierzu Protokollerklärung Nr. 3)	8
5.	Mitarbeitende wie Fallgruppe 4 in großen Dienststellen bzw. Einrichtungen, die mindestens 30 vom Hundert Tätigkeiten einer Assistenz der Dienststellenleitung bzw. Geschäftsführung wahrnehmen. (Hierzu Protokollerklärungen Nr. 4 und 5)	9a

Protokollerklärungen:

Nr. 1

Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs gehören neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:

: a) Einfache Postbearbeitung (Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung);
b) Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Informationen;
c) Vorbereitung von Dienstreisen;
d) Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten;
e) Termine vereinbaren, überwachen, anmahnen;
f) Aktenablage;
g) Karteiarbeiten;
h) Überwachung und Aktualisierung von Loseblattwerken etc;
i) Bestellung und Anschaffung von Büromaterialien etc. nach Vorgabe;
j) Überwachung von Wiedervorlagen und Rücksprachen.

Nr. 2

Zu den schwierigen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

: a) Organisatorische Vorbereitung von Dienstbesprechungen und anderen Sitzungen (mit Ausnahme: von Sitzungen von Leitungsorganen) einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen;
b) Führen von Protokollen nach Vorgabe;
c) Erweiterte Postbearbeitung: Termine abstimmen, Unterlagen hinzufügen, notwendige organisatorische Information einholen;
d) Sicherstellung des Informationsflusses;
e) Abrechnung von Ersatz- und Zuschussleistungen;
f) Selbständiges Erledigen von einfacher Korrespondenz;
g) Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen.

Nr. 3

Zu den verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

: a) Organisation des Büroablaufs für mindestens eine weitere Mitarbeitende bzw. einen weiteren Mitarbeitenden;
b) Selbständige Erledigung von schwierigerer Korrespondenz;
c) Selbständige Erarbeitung von Schriftgut, z. B. Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben;
d) Beratung des Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten bei der Gestaltung von Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben;
e) Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen von Leitungsorganen;
f) Selbständige Protokollführung z. B. von Dienstbesprechungen;
g) Auswertung und Bearbeitungskontrolle von Protokollen der Sitzungen und Dienstbesprechungen;
h) Mitüberwachung des Kostenbudgets;
i) Selbständiges Führen des Terminkalenders für den Vorgesetzen bzw. die Vorgesetzte einschließlich der Überwachung der Termine;
j) Unterstützung des bzw. der Vorgesetzten bei der Wahrnehmung der Informations- und Kontrollfunktion durch Weiterleitung von Informationen einschließlich der Überwachung von Rückmeldungen.

Nr. 4

Als große Dienststellen gelten insbesondere Kirchengemeindeämter und Diakonische Werke jeweils ab Kategorie 4, diakonische Einrichtungen mit mindestens 300 Vollzeitkräften.

Nr. 5

Zu den Tätigkeiten einer Assistenz gehören insbesondere:

: a) Zusammenstellung von Material für Vorträge und Veröffentlichungen des Dienststellenleiters bzw. Geschäftsführers;
b) Organisation und Nachbearbeitung von Konferenzen und Veranstaltungen aufgrund weniger Vorgaben;
c) Vermittlungsfunktion zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten und seinen bzw. ihren Mitarbeitenden;
d) Aufbereitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen;
e) Herstellung von Kontakten im Innen- und Außenverhältnis, Kommunikationsaufgaben;
f) Mitwirkung bei Projekten;
g) Zeitmanagement für den Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte;
h) Erstellung von zentralen Übersichten und Statistiken zu wichtigen Sachverhalten.

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1 ↑ Gemäß Art. 1 der Arbeitsrechtsregelung zur Änderung der Arbeitsrechtsregelung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom 23. Juli 2014, mit Wirkung zum 1. Januar 2014 (GVBl. S.238)Fassung gültig bis 28. Februar 2017 (GVBl. S. 58ff).

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Protokollerklärungen:

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