EPUB-Informationen

Bezeichnung:

930.420-01-01-2014-Archiv

Stand/Datum des Downloads:

15.09.2021

19 Sekretärinnen und Sekretäre allgemein [1]

Fallgruppe

Tätigkeitsmerkmal

Entgeltgruppe

1.

Sekretärinnen und Sekretäre.

(Hierzu Protokollerklärung Nr. 1)

4

2.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die mindestens 20 v. H. schwierige Sekre-tariatsaufgaben wahrnehmen.

(Hierzu Protokollerklärung Nr. 2)

6

3.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die mindestens 40 v. H. schwierige Sekre-tariatsaufgaben wahrnehmen.

(Hierzu Protokollerklärung Nr. 2)

6

4.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die verantwortungsvolle Sekretariatsaufgaben wahrnehmen.

(Hierzu Protokollerklärung Nr. 3)

8

5.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 4 in großen Dienststellen bzw. Einrichtungen, die mindestens 30 vom Hundert Tätigkeiten einer Assistenz der Dienststellenleitung bzw. Geschäftsführung wahrnehmen.

(Hierzu Protokollerklärungen Nr. 4 und 5)

9a

Protokollerklärungen:

Nr. 1

Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs gehören neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:

a) Einfache Postbearbeitung (Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung);

b) Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Informationen;

c) Vorbereitung von Dienstreisen;

d) Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten;

e) Termine vereinbaren, überwachen, anmahnen;

f) Aktenablage;

g) Karteiarbeiten;

h) Überwachung und Aktualisierung von Loseblattwerken etc;

i) Bestellung und Anschaffung von Büromaterialien etc. nach Vorgabe;

j) Überwachung von Wiedervorlagen und Rücksprachen.

Nr. 2

Zu den schwierigen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

a) Organisatorische Vorbereitung von Dienstbesprechungen und anderen Sitzungen (mit Ausnahme: von Sitzungen von Leitungsorganen) einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen;

b) Führen von Protokollen nach Vorgabe;

c) Erweiterte Postbearbeitung: Termine abstimmen, Unterlagen hinzufügen, notwendige organisatorische Information einholen;

d) Sicherstellung des Informationsflusses;

e) Abrechnung von Ersatz- und Zuschussleistungen;

f) Selbständiges Erledigen von einfacher Korrespondenz;

g) Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen.

Nr. 3

Zu den verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

a) Organisation des Büroablaufs für mindestens eine weitere Mitarbeitende bzw. einen weiteren Mitarbeitenden;

b) Selbständige Erledigung von schwierigerer Korrespondenz;

c) Selbständige Erarbeitung von Schriftgut, z. B. Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben;

d) Beratung des Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten bei der Gestaltung von Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben;

e) Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen von Leitungsorganen;

f) Selbständige Protokollführung z. B. von Dienstbesprechungen;

g) Auswertung und Bearbeitungskontrolle von Protokollen der Sitzungen und Dienstbesprechungen;

h) Mitüberwachung des Kostenbudgets;

i) Selbständiges Führen des Terminkalenders für den Vorgesetzen bzw. die Vorgesetzte einschließlich der Überwachung der Termine;

j) Unterstützung des bzw. der Vorgesetzten bei der Wahrnehmung der Informations- und Kontrollfunktion durch Weiterleitung von Informationen einschließlich der Überwachung von Rückmeldungen.

Nr. 4

Als große Dienststellen gelten insbesondere Kirchengemeindeämter und Diakonische Werke jeweils ab Kategorie 4, diakonische Einrichtungen mit mindestens 300 Vollzeitkräften.

Nr. 5

Zu den Tätigkeiten einer Assistenz gehören insbesondere:

a) Zusammenstellung von Material für Vorträge und Veröffentlichungen des Dienststellenleiters bzw. Geschäftsführers;

b) Organisation und Nachbearbeitung von Konferenzen und Veranstaltungen aufgrund weniger Vorgaben;

c) Vermittlungsfunktion zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten und seinen bzw. ihren Mitarbeitenden;

d) Aufbereitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen;

e) Herstellung von Kontakten im Innen- und Außenverhältnis, Kommunikationsaufgaben;

f) Mitwirkung bei Projekten;

g) Zeitmanagement für den Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte;

h) Erstellung von zentralen Übersichten und Statistiken zu wichtigen Sachverhalten.

[1]

Gemäß Art. 1 der Arbeitsrechtsregelung zur Änderung der Arbeitsrechtsregelung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom 23. Juli 2014, mit Wirkung zum 1. Januar 2014

(GVBl. S.238)

Fassung gültig bis 28. Februar 2017 (GVBl. S. 58ff).