EPUB-Informationen

Bezeichnung:

930.420

Stand/Datum des Downloads:

15.09.2021

19 Sekretärinnen und Sekretäre / Assistenz[1]

Fallgruppe

Tätigkeitsmerkmal

Entgeltgruppe

1.

Sekretärinnen und Sekretäre.

(Protokollerklärung Nr. 1)

4

2.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die mindestens 20 Prozent schwierige Sekretariatsaufgaben wahrnehmen.

(Protokollerklärung Nr. 2)

6

3.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die schwierige Sekretariatsaufgaben im Umfang von mindestens 50 Prozent wahrnehmen.

(Protokollerklärung Nr. 2)

7

4.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 1, die verantwortungsvolle Sekretariatsaufgaben wahrnehmen.

(Protokollerklärung Nr. 3)

8

5.

Mitarbeitende wie Fallgruppe 4 in großen Dienststellen bzw. Einrichtungen, die mindestens 30 Prozent Tätigkeiten einer Assistenz der Dienststellenleitung oder Geschäftsführung wahrnehmen.

(Protokollerklärungen Nr. 4 und 5)

9a

Protokollerklärungen:

Dieser Abschnitt ist auf Mitarbeitende in der Tätigkeit von Sekretärinnen und Sekretären anzuwenden. Die Eingruppierung der Sekretärinnen und Sekretäre im Pfarramt oder Dekanat ist in Abschnitt 20 geregelt.

Nr. 1

Zu den Aufgaben einer Sekretärin bzw. eines Sekretärs gehören neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:

1. Einfache Postbearbeitung (Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung);

2. Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Informationen;

3. Vorbereitung von Dienstreisen;

4. Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten;

5. Termine vereinbaren, überwachen, anmahnen;

6. Aktenablage;

7. Karteiarbeiten und einfache Datenpflege am PC;

8. Überwachung und Aktualisierung von Loseblattwerken etc;

9. Bestellung und Anschaffung von Büromaterialien etc. nach Vorgabe;

10. Überwachung von Wiedervorlagen und Rücksprachen;

11. Betreuung und einfache Wartung von Bürogeräten (z.B. Drucker, Fax).

Nr. 2

Zu den schwierigen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

1. Organisatorische Vorbereitung von Dienstbesprechungen und anderen Sitzungen (mit Ausnahme von Sitzungen der Leitungsorgane) einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen;

2. Führen von Protokollen nach Vorgabe;

3. Erweiterte Postbearbeitung: Termine abstimmen, Unterlagen hinzufügen,

notwendige organisatorische Information einholen;

4. Sicherstellung des Informationsflusses;

5. Erstellung von Abrechnungen (z. B. Ersatz- und Zuschussleistungen);

6. Selbständiges Erledigen von einfacher Korrespondenz;

7. Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen;

8. Homepage nach Vorgabe und Einweisung pflegen;

9. Erstellung und Pflege von Adressdatenbanken.

Nr. 3

Zu den verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

1. Organisation des Büroablaufs für mindestens eine weitere Mitarbeitende bzw. einen weiteren Mitarbeitenden;

2. Selbständige Erledigung von schwierigerer Korrespondenz;

3. Selbständige Erarbeitung von Schriftgut, z. B. Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben;

4. Beratung des Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten bei der Gestaltung von Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben;

5. Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Leitungsorgane;

6. Selbständige Protokollführung z. B. von Dienstbesprechungen;

7. Auswertung und Bearbeitungskontrolle von Protokollen der Sitzungen und Dienstbesprechungen;

8. Mitüberwachung des Kostenbudgets;

9. Selbständiges Führen des Terminkalenders für die Vorgesetzte oder der Vorgesetzten einschließlich der Überwachung der Termine;

10. Unterstützung der oder des Vorgesetzten bei der Wahrnehmung der Informations- und Kontrollfunktion durch Weiterleitung von Informationen einschließlich der Überwachung von Rückmeldungen;

11. selbständige Pflege der Homepage.

Die verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben erfüllen zugleich das Tätigkeitsmerkmal der schwierigen Sekretariatsaufgaben nach Protokollerklärung Nr. 2.

Nr. 4

Als große Dienststellen gelten insbesondere Kirchenverwaltungen, Verwaltungs- und Serviceämter und Diakonische Werke der jeweils höchsten Kategorie, sowie diakonische Einrichtungen mit insgesamt mindestens 300 Vollzeitkräften.

Nr. 5

Zu den Tätigkeiten einer Assistenz gehören insbesondere:

1. Inhaltliche Zusammenstellung von Material für Vorträge und Veröffentlichungen der Dienststellenleitung oder Geschäftsführung;

2. Organisation und Nachbearbeitung von Konferenzen und Veranstaltungen aufgrund weniger Vorgaben;

3. Vermittlungsfunktion zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten und seinen bzw. ihren Mitarbeitenden;

4. Aufbereitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen;

5. Herstellung von Kontakten im Innen- und Außenverhältnis, Kommunikationsaufgaben;

6. Mitwirkung bei Projekten;

7. Zeitmanagement für den Vorgesetzten bzw. die Vorgesetzte;

8. Erstellung von zentralen Übersichten und Statistiken zu wichtigen Sachverhalten.

[1]

Geändert gemäß Artikel 1, Nummer 2 der AR zur Änderung der AR-M vom 8. Februar mit Wirkung zum 1. März 2017 (GVBl. S. 58).

Übergangsregelungen zu Bestandsschutz und Höhergruppierung siehe Artikel 2 der AR zur Änderung der AR-M vom 8. Februar 2017 (GVBl. S. 97).